Konferensplanering

De flesta företag har någon gång behov av att genomföra en konferens. Ett tillfälle att stanna upp i arbetet och tänka till kring speciella frågor, eller ett tillfälle att utbilda personalen i nya arbetssätt. Frågan blir ofta om det ska anordnas en dagkonferens vid flera tillfällen eller om man istället ska välja en konferens med övernattning som sträcker sig över flera dagar.

Många uppskattar att få sova borta och umgås och därmed är det ofta mycket populärt bland medarbetarna om en konferens på flera dagar bokas. Men man ska även se till resultatet. Vad är målet och hur nås detta bäst? Svaret landar inte sällan i att dagkonferens är ett bättre alternativ. Många konferensanläggningar med närhet till naturen ligger inte speciellt långt från Stockholm vilket gör det enkelt att åka över dagen. Att naturen inspirerar oss och inger lugn är inget nytt, att få en paus ifrån kontoret och ordna en dagkonferens är därför något man kan planera enkelt och relativt spontant. På Thoresta Herrgård vill man högst sannolikt stanna kvar på när man kommer till denna fantastiska plats, att stanna över dagen, ta del av miljön och maten gör det värt att försöka planera in en dagkonferens lite då och då.

Inkludera istället för att exkludera

Med hundar som ska rastas, barn som ska hämtas på dagis och ett späckat veckoschema är det inte helt lätt för alla att kunna vara hemifrån en eller ett par nätter i rad. Om en konferens anordnas under så lång tid måste därmed vissa deltagare välja. Ska de strunta i konferensen helt och håller eller ska de åka fram och tillbaka varje dag?

Därmed skapas en situation då vissa deltagare exkluderas från konferensen vilket skapar en motsatt effekt mot målet. Ett av målen med en konferens är ju just att bygga sammanhållning i gruppen.

Bygg långsiktigt och få ut mer för pengarna

Det som kostar mest vid en konferens på flera dagar är boendet. Det är inte ovanligt att ett hotell tar 800-1000kr per person och natt för boendet. Pengar som därmed kan sparas om man istället väljer en dagkonferens.

De företag som väljer att prioritera dagkonferens har därmed möjlighet att åka på fler antal dagar konferens under ett år då budgeten för konferensverksamhet kommer att räcka betydligt längre. Kanske kan det vara en lyx för de anställda att få komma ut en fredagseftermiddag för en kort eftermiddagskonferens i skärgården eller börja morgonen med att träffas på en restaurang för en frukostbuffé. Att ge det lilla extra i vardagen gör stor skillnad och genom att inte lägga stora summor på övernattning finns pengarna kvar.

En annan fördel med dagkonferenser är att man lättare kan jobba långsiktigt med den kunskap som ska förmedlas. De som en gång varit på en flerdagarskonferens vet att det lätt blir ”korvstoppning”. För mycket att ta in på för kort tid alltså.

Genom att dra ut på utbildningen genom flera dagkonferenser, under en längre tid, kan man praktisera kunskapen och testa sig fram i arbetslivet för att sedan komma tillbaka till nästa träff och diskutera dess resultat.