Konferensplanering

Att arrangera en lyckad konferens är inte det enklaste. Det finns många olika aspekter som krävs för att en konferens ska anses vara lyckad. Dessutom har förstås olika konferensdeltagare alltid olika upplevelser av en konferens – en konferens som en deltagare tycker har varit superbra kanske en annan deltagare inte alls är nöjd med. Det är svårt att göra alla deltagare lika glada. Men hur som helst så finns det ett antal punkter som man kan ha i åtanke när man ska planera konferens för att öka chanserna till en riktigt lyckad konferens. Här tipsar vi om dessa punkter:

• Se till att ha ett tydligt syfte eller mål med konferensen. Handlar det om att ni ska bli mer sammansvetsade i arbetslaget, handlar det om att ni ska ha många föreläsningar så att ni lär er mycket eller handlar det om att ni ska mötas för att kläcka idéer och planera verksamheten inför framtiden? Med ett tydligt mål eller syfte så är det också lättare att mäta ifall konferensen har lätt till att målen blivit uppfyllda.
• Var ute i god tid. Det är A och O att börja planera konferens i god tid. De bästa konferensanläggningarna och talarna brukar vara uppbokade under lång tid framåt.
• En annan viktig faktor för en lyckad konferens är tydlighet. När du planerar konferens och pratar med konferensanläggning, catering eller vad det nu kan vara så är det jätteviktigt att du är tydlig med vad ni vill ha och behöver, så inga missförstånd sker.
• Glöm inte alla detaljer som är nog så viktiga för att helheten ska bli lyckad. Kartlägg om konferensdeltagarna har allergier eller andra speciella behov och önskemål innan menyerna spikas. Se till att tekniken fungerar. Kolla resealternativen så att alla deltagare hinner dit i tid. Planera för regelbundna pauser i schemat, samt fika, lunch och middag. Varva de viktiga punkterna med mer lättsamma punkter och workshops. Planera in tid för roliga och teamstärkande aktiviteter.
• Sist men inte minst – följ upp konferensen. Vad fick ni ut av den? Uppnåddes målen? Vad kan ni göra bättre till nästa gång?

Konferenslokalen viktigare än man tror

Det är alltid roligast att planera aktiviteter, utbudet är stort och många konferensanläggningar erbjuder unika aktiviteter men glöm inte konferenslokalen. I grund och botten är konferenslokalen där ni högst troligen spenderar största tiden av dagen, därav är det viktigt att lokalen erbjuder rätt utrustning och sätter känslan du vill återskapa med mötet. För mer kreativa möten har Happy Tammsvik satsat på färggranna konferenslokaler för att sporra skaparsinnet och dessutom gör det hela tiden i lokalen betydligt roligare, besök dem och titta in.