Konferensplanering

En kick-off brukar vanligtvis hållas i samband med att ett nytt verksamhetsår tar vid och det är nu personal och ledning samlas för att förbereda inför kommande utmaningar. Det är också nu som man brukar hitta på roliga aktiviteter tillsammans som både ett bevis på uppskattning från ledningens sida och som även fungerar som en del av grupparbetet för att förstärka sammanhållningen. En kick-off kan utföras på en mängd olika sätt och egentligen så finns det inga direkta rätt och fel. Att besöka en Herrgård eller annan vacker hotellanläggning är dock ett plus som för många är synonymt med konferens och upptaktsmöten.

Syftet

Syftet med en konferens kan bland annat vara att stärka gruppgemenskapen genom att motivera och inspirera personalen. Det kan även vara att informera och utbilda personalen i nya arbetssätt och inte sällan är syftet att göra båda delarna. En lyckad kick-off är när personalen är delaktig och införstådd med konferensens syfte och mål. Bara då blir utfallet som man önskat och förväntat sig. Därför gäller det för ledningen att vara tydlig med varför man håller mötet och vad som är ett önskvärt resultat. Det gör det lättare att få till en öppen kommunikation för att tillsammans nå ett gemensamt mål. Syftet behöver alltså klargöras i förväg och därför krävs planering från ledningen sida.

Planeringen

Det är ledningen som planerar en kommande konferens. Under planeringsstadiet gå ledningen igenom syfte och mål och utformar en kick-off utifrån dessa. Är målet att stärka gruppens sammanhållning är en gruppaktivitet att rekommendera, medan en föreläsning kan vara att rekommendera om syftet är att inspirera, informera och motivera de anställda. Att använda sig av en aktivitet kan man även göra för att presentera nya arbetssätt och många företag använder sig av rollspel för att utbilda sin personal. Aktiviteter behöver därför inte enbart syfta till att stärka gruppsammanhållningen, utan kan även användas i utbildningssyfte. Har man valt att informera och utbilda med föreläsning kan det vara en god idé att låta personalen koppla av med en lugnare aktivitet under kvällen. Det finns gott om aktiviteter, både aktiva och mer avkopplande aktiviteter, att välja bland inför en kick-off.

Aktiviteter

Rollspel, matlagning, femkamp, forsränning, ridning, bergsbestigning, kluriga uppdrag, teater, ja listan kan göras lång och vilken aktivitet man väljer beror på vilket syfte man har med aktiviteten. Vid planeringen av aktiviteter vid en kick-off måste man givetvis utgå ifrån personalens fysiska möjligheter att delta. Att planera in en bergsbestigning med en grupp äldre medarbetare kanske inte är speciellt lyckat eller att rida i skogen med en grupp päls-allergiker är sällan uppskattat. I viss mån bör givetvis personalens intressen även tas i med i beräkningen.

För den med golfsinne är Thoresta Herrgård ett bra alternativ som ger stora möjligheter! Närheten till bra golfbanor gör att många är ute i god tid och dessutom har anläggningen ett kök som inspirerar!

Plats och boende

Vid en kick-off är det vanligt att man lämnar kontoret för några dagar och tar sig iväg till en annan ort. Miljöombyte ger ofta positiva effekter på personalens motivation och därför är det vanligt att man byter stad. Det finns otaliga platser och ställen att hålla en kick-off på, vilket gör valet till en fråga som måste bearbetas av ledningen i planeringsstadiet. Många väljer att hålla inspirationsträffar som de här på en konferensanläggning eftersom att man där både får tillgång till konferenslokaler och hotellrum, men även kan få hjälp med att utforma de aktiviteter man vill ska ingå. Konferensanläggningar som erbjuder dessa möjligheter finns utspritt över landet, både i städerna och på landsbygden kan man hitta passande anläggningar.