Konferensbudget22 juni, 201522 juni, 2015admin

Det är oftast budgeten som styr valet av plats för konferensen. Oavsett budget finns det ofta många val som du som arrangör ställs inför. Därför kan det vara en idé att skriva en lista vad som är viktigast för er för att konferensen ska bli så lyckad som möjligt. Det ni bör fundera på är då val av gästtalare (är detta viktigt eller nödvändigt?), läget på anläggningen, servicen på anläggningen, matkostnader (kanske kan en middag vara mer storslagen än resterande och då kan ni välja mer sparsmakade alternativ till resterande måltider). Ska konferensen avslutas med fest? Då bör ni se över budget för denna (festarrangör, alkoholkostnader, dj och även lokalhyra om festen ska vara belägen på annan plats än själva konferensen).

Det finns både lågbudgetalternativ och mer lyxiga alternativ för konferens både i Stockholm City samt utanför. Är läget viktigt eller är det budgeten som styr. Blir det billigare att åka utanför Stockholm eller tillkommer resekostnader.

Aspekter att ta i beaktning

Är konferensen frivillig eller får deltagarna lön under konferensen? Detta är en kostnad som är väl värd att fundera över. Stannar eventuell produktion eller annan inkomstgrundande källa under tiden som konferensen fortgår. Vad är behållningen av konferensen är det att informera och skapa mervärde eller är det att ge ett mervärde åt medarbetaren eller kanske att skapa eller bibehålla en gemenskap? Kommer konferensen i efterhand att ge utdelning?

Det är viktigt att du för ett samtal med den anläggning du vill nyttja för er konferens. Genom denna dialog säkerställer du vad som ingår och vad som kommer tillkomma vid utnyttjande. Försök sedan specificera ned det som du vill beställa och stäm av med er leverantör om det finns något erbjudande som tillhandahåller de delar som ni är i behov av.

Exempel på specifikation

  • Frukost 40 personer
  • Förmiddagsfika 40 personer
  • Lunch 40 personer
  • Eftermiddagsfika 40 personer
  • Middag inkl. 2 glasvis 40 personer
  • Lokal för konferens
  • Utrustning (mikrofon, papper, pennor, White board, TV-skärm)
  • Övernattning 40 personer
  • 30 min SPA behandling á 40 personer

Offert eller avtal på överenskommelse

Begär alltid offert på de delar som du vill ska ingå. Detta tryggar inför den kommande fakturan. Tackar du ja till offerten står detta sedan som ett avtal mellan er som företag och den leverantör av konferensupplevelse ni valt. Vi är säkra på att om du planerar bra från början och ser över att alla delar ni kommer behöva eller kan tänkas behöva finns på plats eller kommer till platsen när konferensen ska hållas – kommer det att uppskattas av alla inblandade.

Budget tips

Ytterligare tips är att sammanställa listan i exemplet då budgeten är den viktigaste aspekten och begära offert från ett flertal ställen för att kunna välja bland de alternativ som kommer in. Eller att ni frågar efter olika paketerbjudanden de alternativa konferensanläggningarna har att erbjuda. Ytterligare ett sätt är att presentera den budget ni har och fråga vad anläggningen kan erbjuda för den summan och då visa på vad ni önskar att detta kunde ge.