Att planera och boka konferens – Ta hand om tiden16 september, 201516 september, 2015admin

Det finns en rad punkter att tänka på för att målet med en konferens ska uppnås så tydligt som möjligt. En är att ta hand om tiden på rätt sätt. Med andra ord att effektivisera och låta tiden på konferensanläggningen verkligen vara ämnad åt rätt saker. Att boka konferens är en konst som kräver fingertoppskänsla. Mycket skall stämma och utbudet är stort! En konferensanläggning som erbjuder unika mötesmiljöer och som ofta är aktuell när det blir dags att boka konferens, är Fagerudd Konferens i Enköping. Denna anläggning ligger inom bekvämt avstånd från Stockholm och Arlanda. Att välja konferenshotell utanför stan är populärt men oavsett plats finns några saker att tänka på är:

Läs på innan

Allt för ofta har de som håller i konferensen med sig material som deltagarna ska läsa på plats. Man får 5-15 minuter på sig att läsa igenom ett material som sedan ska ligga till grund för kommande diskussioner. Men det är betydligt bättre om detta material kan läsas in i förväg. Inte då bara för att man frigör tid för diskussion utan även för att många behöver lite tid på sig för att få perspektiv på det man läst.
Fokus bör vara på att lägga tiden på sådant som enbart kan utföras på konferenstiden just på denna tid. Det som sker enskilt kan lika gärna ske innan själva konferensen börjar.

Var tydlig med upplägget

Redan vid inbjudan till konferensen bör dagsprogrammet bifogas. Lämna även en tid på slutet till att knyta ihop dagarna, utvärdering och sammanfattning. I och med att man har tydliga hållpunkter för olika saker är det lättare för deltagarna att slappna av och fokusera på en sak i taget. Risken är annars att frågor tas upp som egentligen är planerade att diskuteras senare på dagen.

Förmedla målet

Att det mål som företagsledningen har med konferensen är detsamma som de anställda har är ingen självklarhet. I samma grupp kan några anse att det viktigaste är att man har trevligt och skapar en ”vi-känsla” medan andra helt och hållet är fokuserade på att lösa ett specifikt problem. Det ena behöver självklart inte vara motsägelsefullt mot det andra men med tydliga mål kan alla se att man rör sig i rätt riktning. Förhoppningsvis minimerar man även antalet deltagare som tänker ”varför gör vi det här?”.